Atajos de teclado en Excel para ahorrar tiempo (I)

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Excel es una herramienta potente para gestión y análisis para todo tipo de campos. Seguramente sea el software más utilizado en finanzas, aunque dispongamos de programas específicos, la mayoría de las veces acabaremos echando mano de la solución de Microsoft.

La verdad es que Excel ha evolucionado mucho en estos últimos años y hoy en día es un referente debido a su agilidad, potencia, versatilidad, etc. Si bien es cierto que existen competidores que pueden realizar las mismas funciones (básicas), y son gratuitas, cuando hablamos de las opciones avanzadas de las que dispone, no tiene rival.

Mucha gente va aprendiendo a usar una hoja de cálculo como Excel de manera autodidacta, recogiendo trucos de aquí y de allí, mirando tutoriales, sugerencias, etc. por un lado esto nos permitirá sacarnos de más de un apuro encontrando una solución a nuestros problemas, pero hace difícil que aprendamos qué atajos y funciones avanzadas estamos desaprovechando.

El primer consejo que podemos dar a la hora de usar esta herramienta es que no debemos subestimar el ahorro de tiempo que se puede obtener si conocemos los atajos de teclado de los que dispone Excel. No hace falta saberlos todos, pero sí los más importantes o útiles. Quizás para unos pocos datos no nos hagan falta, pero si trabajamos con un gran volumen de ellos, el ahorro de tiempo será muy importante.

Por lo tanto, no pierdas el tiempo usando el ratón si no tienes que hacerlo. Asegúrate de incorporar los atajos de teclado como algo natural en tu metodología de trabajo, y te sorprenderás de la cantidad de tiempo extra que estabas desperdiciando anteriormente.

Sumar automáticamente

Todo el mundo que usa Excel y necesita sumar una columna de datos siempre introduce la fórmula:

  • =SUMA(XX:XX)

Donde XX son las celdas que necesitemos. Esta forma de sumar está bien y es tan válida como otra cualquiera, pero imagínate que tenemos que sumar 1000 filas de una columna. Tendremos que introducir la fórmula anterior e ir a la primera celda y arrastrar hasta la última para seleccionar todas las celdas que hay que sumar. Si tenemos que repetir esto muchas veces, perderemos un tiempo precioso.

Como vemos en el vídeo que hemos preparado, simplemente tendremos que situarnos debajo del último dato de la columna y utilizar el siguiente atajo del teclado:

  • Alt+shift+=

De esta manera se realizará la suma de toda la columna de datos. Tan simple como un clic.

Copiar fórmulas con doble clic

Técnicamente no es un atajo de teclado pero este truco es un gran alivio para la gente que trabaja con fórmulas que se repiten constantemente. Tenemos dos maneras para hacer esto. La primera pasa por escribir la fórmula en la primera celda (fijaremos celdas con dólares en caso de ser necesario) y arrastrando hacia abajo con el ratón podremos copiar la fórmula.

La segunda es más rápida (es la que vemos en el vídeo), solo tendremos que escribir la fórmula en la primera celda y luego, para copiarla en el resto, nos situamos en la esquina inferior derecha de la celda y hacemos doble clic. Al instante se rellenarán todas las celdas hacia abajo.

Este truco tiene un pequeño inconveniente, no funciona si no tenemos datos en la columna de al lado.

Formateo rápido de celdas

A veces tenemos que trabajar con diferentes tipos de datos y tenemos que usar formatos de todo tipo (moneda, porcentajes, números, etc.).

Esto lo podemos hacer de manera rápida a través de diversas combinaciones de teclas. Por ejemplo seleccionamos las celdas a las cuales le queramos dar un tipo de formato concreto, tras esto utilizaremos los siguientes atajos (los números no son los del teclado numérico) :

Ctrl+shift+1

Formato número

Ctrl+shift+4

Formato moneda

Ctrl+shift+5

Formato porcentaje

Ctrl+shift+7

Formato notación científica