Crear diagrama de Gantt en Excel

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Existen muchas formas de crear diagramas de Gantt. Actualmente disponemos de herramientas específicas como Microsoft Project que nos permite crear este tipo de diagramas fácilmente. Si no disponemos de este software siempre podemos echar mano de Excel para confeccionar un diagrama de Gantt básico.

Si no lo sabes, este tipo de gráficos se utilizan para la gestión de proyectos. Sobre el gráfico veremos representadas las distintas tareas o actividades en la que se descompone el proyecto y tendremos una visión clara de cuánto tiempo se dedicará a cada proceso.

Si bien Excel no incorpora gráficos de este tipo, realizarlos es una tarea sencilla.

Diagrama de Gantt paso a paso

  • Lo primero que tendremos que hacer es crear una tabla en la cual pondremos cuáles son los procesos de los que consta nuestro proyecto.
  • Después de esto pondremos la fecha de inicio y de fin de cada actividad.
  • Tras esto, restaremos la fecha final y la de inicio para saber cuál es la duración de cada tarea.

Una vez creada la tabla, ya podemos empezar a confeccionar el diagrama.

A continuación os dejamos un vídeo de cómo se crea desde cero el diagrama de Gantt en Excel.

Después de tener completa nuestra tabla de datos, lo siguiente será crear un gráfico. El tipo de gráfico que vamos a usar es el de barras apiladas. Tras esto, tendremos que seleccionar los datos y en la parte izquierda, donde pone “entrada de leyenda (Series)”, agregamos los datos de la fecha de inicio de los procesos y la duración (los días entre el inicio y el final que hemos calculado en la tabla).

En la derecha, en “etiquetas del eje horizontal (categorías)”, introducimos el nombre de los procesos. Y con esto, ya no tendremos que añadir ningún dato más. Solo nos queda configurar algunas opciones del gráfico.

Ahora nos pondremos sobre el gráfico, y pinchamos sobre el nombre de los procesos, hacemos doble clic con el botón derecho del ratón y seleccionamos “dar formato al eje”. Con esto se nos abrirá una ventana y tendremos que marcar donde pone “Categorías en orden inverso” para colocar en orden los procesos que hayamos puesto.

En el siguiente paso nos ponemos con el ratón sobre el área del gráfico correspondiente a las fechas y pulsamos con el botón derecho y elegimos la opción “dar formato a serie de datos”, vamos a “Relleno” y activamos la opción sin relleno. Esto nos permitirá obtener un gráfico en el que solo vemos las duraciones de cada actividad.

Ahora esto ya se va pareciendo cada vez más a un diagrama de Gantt tradicional, solo nos queda eliminar el espacio en blanco que aparece entre el eje y el comienzo del primer proceso. Como en el eje nos aparecen las fechas, tendremos que ver qué valor numérico le da Excel a la fecha de inicio. Para comprobarlo vamos a la celda de la fecha de inicio del primer proceso, le damos con el botón derecho del ratón, pulsamos sobre “Formato de celdas” y seleccionamos la opción número. Ahí veremos qué valor numérico corresponde con dicha fecha. Una vez hecho esto cancelamos.

Por último hacemos clic en el eje donde nos aparecen las fechas en nuestro diagrama de Gantt. Usamos el botón derecho y pinchamos en “Dar formato al eje”. La ventana que se abre nos mostrará las “Opciones del eje” y tan solo tendremos que activar donde pone “Mínima” la opción de “Fija” e introducir el número que hemos consultado antes para la fecha de inicio del primer proceso. Con esto eliminaremos todo el espacio en blanco que nos aparecía.

Una vez hecho esto, nuestro diagrama de Gantt estará completo.