Crear un plan de continuidad del negocio

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Un plan de continuidad del negocio establece las acciones que una empresa ha de llevar a cabo para restaurar y mantener las operaciones comerciales normales en el caso de que suceda un acontecimiento adverso.

De la misma forma que las empresas deben elaborar un plan de empresa que ayude a dar forma a sus necesidades y objetivos, es conveniente que también sepan actuar en el caso de que cualquier tipo de desastre haga que sus actividades queden interrumpidas por un periodo de tiempo, puesto que si no se establecen las pautas de acción que mantengan la continuidad del negocio, ese acontecimiento adverso podría desembocar en pérdidas financieras importantes.

Un plan de continuidad del negocio (o plan de emergencia) debe tener en cuenta lo siguiente:

Riesgos

Sea lo suficientemente flexible como para cubrir todos los riesgos que puedan afectar a la organización. Enumere los posibles escenarios tanto internos como externos que puedan representar un riesgo para la continuidad del negocio y estime las consecuencias potenciales que para el negocio tendría cada uno de los escenarios.

Refiérase a la pérdida de información de los ordenadores por sustracción interna o por ataques informáticos, a los posibles fallos que puedan existir en las comunicaciones, a los robos, etc. Incluya también los desastres naturales propios de su zona geográfica como podrían ser las tormentas, inundaciones o incendios.

Respuesta

Incluya detalles de una posible respuesta a cada uno de los escenarios. Cubra los detalles de las acciones a realizar, los recursos necesarios y los empleados que estarán involucrados en la respuesta.

Si por ejemplo un fuego dañase la oficina principal deberá prever la ubicación del alojamiento temporal, la fuente de comunicaciones o los equipos informáticos de emergencia, así como hacer una lista con las necesidades mínimas de sus empleados para el regular desempeño de sus labores.

Comunicaciones

Para asegurar la continuidad de las comunicaciones deberá actualizar con regularidad los datos de sus clientes, proveedores, inversores, etc. En este punto es conveniente tener una lista con todos estos datos en un lugar externo a la empresa. Incluya un directorio de correo electrónico de todos los empleados para comunicarles las acciones que deben tomar.

Piense en preparar una serie de plantillas de cara a hacer comunicados de prensa para así poder informar del posible desastre y explicar con claridad los pasos que su empresa va a seguir hasta conseguir restablecer el equilibrio. De esta manera es probable que sus clientes queden más tranquilos.

Prioridades

Identifique los empleados clave que deben reanudar el trabajo normal por primera vez después de un escenario adverso. Si lo acontecido ha afectado a los plazos de entrega del cliente es preferible que sea el personal de atención al cliente, los representantes de ventas o el personal de planificación de la producción los que primero se pongan manos a la obra.

El plan también debe incluir medidas tales como el trabajo desde casa o cesiones temporales de los empleados que no estén en la lista de prioridades.

Responsabilidades

Proponga una estructura de mando de equipo en el caso de un desastre e incorpore un procedimiento para la toma de decisiones estratégicas y operativas.

Defina roles dentro de los miembros del equipo de continuidad del negocio y describa las acciones que cada uno deberá adoptar en todos y cada uno de los escenarios posibles.